Jak správně komunikovat s kandidáty v náborovém procesu. Praktické tipy, šablony zamítnutí a pravidla, která fungují. Transparentnost buduje důvěru.
🎯 Klíčové poselství
Transparentnost je důležitější než rychlost. Kandidát vám odpustí zpoždění, ale neodpustí ticho. Vždy komunikujte – i když nemáte co nového říct.
Představte si, že čekáte na výsledky důležité lékařské prohlídky. Doktor řekl, že zavolá do pátku. Je pondělí, telefon mlčí. Co si myslíte? Přesně tak se cítí kandidáti, když jim slíbíte zpětnou vazbu a pak se neozýváte.
Podle našich dat z testu Candidate Experience je nedostatečná komunikace nejčastější příčinou negativního hodnocení náborového procesu. A přitom je to paradoxně jedna z nejjednodušších věcí, které můžete zlepšit – nestojí to ani korunu navíc.
Proč je transparentnost důležitější než rychlost
Mnoho recruiterů se soustředí na rychlost: "Musím odpovědět do 24 hodin." To je sice chvályhodné, ale pokud nemáte konkrétní informaci, rychlá odpověď typu "Stále čekáme" bez kontextu není o moc lepší než ticho.
Transparentnost znamená:
Říct pravdu o tom, co se děje, i když ta pravda není ideální. Kandidát ocení upřímnost: "Hiring manažer je tento týden na dovolené, výsledek budeme mít až příští středu" je mnohem lepší než vágní "Ozveme se".
💡 Pravidlo č. 1
Pokud jste řekli, že zavoláte – zavolejte. I když nemáte výsledek. I když nemáte co nového říct. Prostě zavolejte a řekněte, že ještě nemáte informaci, ale nezapomněli jste.
5 situací, kdy recruiteři typicky mlčí (a neměli by)
Následující scénáře jsou z praxe. U každého ukazuji, jak situaci neřešit a jak ji řešit správně.
Slíbili jste kandidátovi, že se ozvete v pátek s výsledkem pohovoru. Je pátek odpoledne a manažer vám stále neodpověděl na email.
❌ Špatně
Neozývat se. Čekat na manažera a doufat, že kandidát počká. V pondělí napsat: "Omlouvám se za zpoždění, stále čekáme na rozhodnutí."
✓ Správně
V pátek odpoledne zavolejte nebo napište:
"Dobrý den, [jméno], jak jsem slíbil/a, ozývám se. Bohužel ještě nemám finální zpětnou vazbu od hiring manažera – měl tento týden náročný projekt a nestihl ji dokončit. Rozhodně na vás nezapomínáme. Ozvu se znovu v úterý, do té doby budu mít jistě konkrétní odpověď. Přeji hezký víkend."
Po druhém kole pohovorů se vedení rozhodlo, že chtějí ještě třetí kolo s CEO. Kandidát očekával finální rozhodnutí.
❌ Špatně
Napsat: "Rádi bychom vás pozvali na další kolo pohovoru." Bez vysvětlení, proč se proces prodloužil.
✓ Správně
"[Jméno], mám pro vás novinku – vaše kandidatura zaujala natolik, že by se s vámi rád setkal i náš CEO, [jméno]. Vím, že to prodlužuje proces, a omlouvám se za to. Chci být transparentní: toto kolo jsme původně neplánovali, ale [jméno CEO] si na setkání s finálními kandidáty udělal čas osobně. Zvládli byste příští týden? Nabízím vám na výběr [termíny]."
Kandidát prošel dvěma koly a čeká na nabídku. Mezitím přišel příkaz zmrazit nábor.
❌ Špatně
Ticho. Nebo po týdnech: "Bohužel jsme se rozhodli pro jiného kandidáta."
✓ Správně
"[Jméno], musím vám bohužel sdělit nepříjemnou zprávu. Z důvodu interního rozhodnutí jsme museli pozastavit nábor na tuto pozici. Chci být upřímný/á: toto rozhodnutí nesouvisí s vaší kandidaturou – naopak, byli jste v užším výběru a feedback od týmu byl velmi pozitivní. Jakmile se situace změní, rád/a se vám ozvu. Pokud máte zájem, můžeme zůstat v kontaktu přes LinkedIn. Moc se omlouvám za komplikace."
Máte dva skvělé finalisty. Jednáte s prvním o nabídce, druhý čeká.
❌ Špatně
Nechat druhého kandidáta čekat týden v nejistotě, dokud první nepodepíše.
✓ Správně
"[Jméno], chci vás informovat o stavu výběrového řízení. Máme dva skvělé finální kandidáty a vy jste jedním z nich. Aktuálně finalizujeme rozhodnutí s vedením. Počítám, že definitivní odpověď budu mít do [konkrétní datum]. Vím, že čekání je náročné, a vážím si vaší trpělivosti. Je něco, co byste potřeboval/a vědět nebo co vám můžu mezitím zodpovědět?"
Kandidát píše email s dotazem na stav. Vy stále nemáte zpětnou vazbu od manažera.
❌ Špatně
Čekat, dokud nebudete mít konkrétní odpověď. Nebo odpovědět za 3 dny.
✓ Správně
Odpovězte do 24 hodin, ideálně dříve:
"Děkuji za připomenutí! Omlouvám se, že jsem se neozval/a první. Aktuálně čekám na vyjádření od [hiring manažera / vedení / týmu], které bych měl/a mít do [datum]. Jakmile budu mít konkrétní informaci, okamžitě se ozvu. Děkuji za trpělivost."
⚠️ Zlaté pravidlo
Nikdy neříkejte "ozveme se", aniž byste uvedli konkrétní termín. "Ozveme se příští týden" je lepší než "ozveme se brzy". "Ozveme se do středy 15:00" je nejlepší.
Kdy a jak často komunikovat
Frekvence komunikace závisí na fázi procesu. Zde je doporučený harmonogram:
Okamžitě
Potvrzení přijetí přihlášky – pokud máte ATS, mělo by odejít automaticky ihned po odeslání. Kandidát musí vědět, že jeho CV dorazilo.
Do 1–2 pracovních dnů
Telefonický kontakt s relevantními kandidáty. U volumových pozic (např. operátoři, skladníci) může být alternativou prescreeningový email s krátkým dotazníkem nebo úkolem.
Do 5 pracovních dnů
První rozhodnutí – pozvání na pohovor, nebo zamítnutí. Neodpovědět = tiché zamítnutí = poškození značky.
Do 48 hodin po pohovoru
Poděkování a informace o dalších krocích. Kandidát si právě udělal čas, připravoval se – zaslouží si rychlou reakci.
Do 5 pracovních dnů po pohovoru
Výsledek – postup do dalšího kola, nebo zamítnutí s konkrétním důvodem.
Každý týden
Update, pokud proces trvá déle než bylo avizováno. I krátká zpráva "stále čekáme na feedback, ozvu se v pátek" je lepší než ticho.
Šablony zamítnutí, které nezničí vaši reputaci
Zamítnutí je moment pravdy. Způsob, jakým odmítnete kandidáta, definuje vaši značku zaměstnavatele víc než cokoliv jiného. Každý zamítnutý kandidát je potenciální budoucí zaměstnanec, zákazník, nebo někdo, kdo o vás bude mluvit.
Následující šablony jsou navrženy tak, aby byly:
✓ Personalizované – obsahují konkrétní jméno a odkaz na pozici
✓ Konkrétní – uvádějí legitimní důvod (ne vágní fráze)
✓ Právně bezpečné – neobsahují diskriminační důvody
✓ Lidské – zachovávají důstojnost kandidáta
🚫 Důvody, které NIKDY neuvádějte
Věk, pohlaví, rodinný stav, těhotenství, zdravotní stav, etnický původ, náboženství, politické přesvědčení. Tyto důvody jsou diskriminační a nezákonné. Pokud je skutečným důvodem něco z výše uvedeného, máte problém – a to nejen komunikační.
Zamítnutí po review CV (před pohovorem)
Důvod: Chybějící relevantní zkušenost
Dobrý den [jméno],
děkuji za váš zájem o pozici [název pozice] v [název firmy].
Po pečlivém posouzení vašeho profilu jsme se rozhodli nepokračovat s vaší kandidaturou. Pro tuto pozici hledáme kandidáty s přímou zkušeností v oblasti [konkrétní oblast, např. "B2B prodeje v IT sektoru"], kterou jsme v tuto chvíli v životopise nenašli.
Vaše dosavadní zkušenosti v [oblast, kde má kandidát silné stránky] jsou bezesporu cenné a věřím, že najdete pozici, kde je plně uplatníte.
Přeji hodně úspěchů v dalším hledání.
S pozdravem,
[vaše jméno]
💡 Tip: Pokud má kandidát potenciál pro jinou pozici, přidejte: "Pokud se u nás otevře pozice v oblasti [X], rád/a se vám ozvu."
Důvod: Chybějící certifikace / vzdělání / oprávnění
Dobrý den [jméno],
děkuji za váš zájem o pozici [název pozice].
Bohužel musím sdělit, že vaše kandidatura nemůže v tuto chvíli postoupit dál. Pro tuto roli je nezbytné [konkrétní požadavek, např. "řidičské oprávnění skupiny C", "certifikace PRINCE2", "ukončené VŠ vzdělání technického směru"], které je vyžadováno [důvod, např. "charakterem práce", "našimi klienty", "regulatorními požadavky"].
Pokud toto oprávnění/certifikaci v budoucnu získáte a budete mít stále zájem, neváhejte se na nás obrátit.
S pozdravem,
[vaše jméno]
Zamítnutí po prvním pohovoru
Důvod: Nedostatečné technické znalosti
Dobrý den [jméno],
ještě jednou děkuji za váš čas na pohovoru na pozici [název pozice]. Bylo příjemné se s vámi setkat a dozvědět se více o vašich zkušenostech.
Po důkladném zvážení jsme se rozhodli nepokračovat s vaší kandidaturou. V rámci pohovoru jsme zjistili, že vaše současná úroveň znalostí v oblasti [konkrétní oblast, např. "práce s databázemi", "finanční modelování v Excelu", "konfigurace síťové infrastruktury"] zatím nedosahuje úrovně, kterou pro tuto pozici potřebujeme.
Ocenil/a jsem vaši [konkrétní pozitivum, např. "otevřenost a chuť učit se nové věci", "strukturovaný přístup k řešení problémů"]. Pokud se v této oblasti budete dále rozvíjet, určitě máte šanci uspět v podobných rolích.
Přeji hodně úspěchů.
S pozdravem,
[vaše jméno]
Důvod: Očekávání kandidáta neodpovídají pozici
Dobrý den [jméno],
děkuji za náš rozhovor ohledně pozice [název pozice].
Po našem setkání jsem dospěl/a k závěru, že tato role pravděpodobně není tím správným krokem pro vaši kariéru. Z vašeho vyprávění jsem pochopil/a, že hledáte pozici s větším zaměřením na [co kandidát hledá, např. "strategické plánování", "práci s lidmi", "technický rozvoj"], zatímco tato pozice je primárně o [co pozice nabízí].
Nechci vám nabízet roli, ve které byste se za půl roku cítil/a frustrovaně. Věřím, že najdete pozici, která lépe odpovídá vašim ambicím.
Držím palce.
S pozdravem,
[vaše jméno]
💡 Tip: Tento důvod používejte, když cítíte, že kandidát by pozici brzy opustil nebo by nebyl spokojený.
Důvod: Finanční požadavky převyšují možnosti
Dobrý den [jméno],
děkuji za otevřený rozhovor o pozici [název pozice].
Po našem setkání jsem konzultoval/a vaše očekávání s vedením. Bohužel musím být upřímný/á: vaše finanční představy výrazně převyšují rozpočet, který máme pro tuto pozici schválený, a nemáme možnost nabídku v tomto směru navýšit.
Vaše zkušenosti a kompetence jsou nepochybně na úrovni, která odpovídá vašim požadavkům – pouze naše aktuální možnosti tomu neodpovídají.
Pokud se naše situace změní nebo se u nás otevře senioornější pozice s odpovídajícím ohodnocením, rád/a se vám ozvu.
S pozdravem,
[vaše jméno]
Zamítnutí po finálním kole
Důvod: Jiný kandidát lépe vyhovoval
Dobrý den [jméno],
nejprve bych vám chtěl/a poděkovat za čas a energii, které jste věnoval/a našemu výběrovému řízení na pozici [název pozice]. Vážím si toho.
Musím vám bohužel sdělit, že jsme se po dlouhém rozhodování rozhodli nabídnout pozici jinému kandidátovi. Nebylo to snadné rozhodnutí – vaše [konkrétní silné stránky, např. "zkušenosti s vedením týmu", "analytické schopnosti", "znalost trhu"] na nás udělaly dojem.
V konečném rozhodnutí převážily specifické zkušenosti druhého kandidáta v oblasti [konkrétní oblast, např. "implementace CRM systémů", "práce s enterprise klienty", "škálování produktu"], které jsou pro aktuální fázi projektu klíčové.
Rád/a bych zůstal/a v kontaktu. Pokud se u nás otevře podobná pozice, rád/a se vám ozvu.
Ještě jednou děkuji a přeji mnoho úspěchů.
S pozdravem,
[vaše jméno]
Důvod: Nesoulad s firemní kulturou
Dobrý den [jméno],
děkuji za váš čas během celého výběrového řízení na pozici [název pozice].
Po pečlivém zvážení všech aspektů jsme se rozhodli nepokračovat s vaší kandidaturou. Vaše odborné znalosti jsou nesporné. Avšak v průběhu rozhovorů jsme identifikovali rozdílná očekávání ohledně [konkrétní aspekt, např. "míry autonomie v rozhodování", "způsobu týmové spolupráce", "tempa zavádění změn", "rovnováhy mezi prací a osobním životem"].
Toto není kritika – je to prostě odlišný styl práce. V jiném prostředí byste pravděpodobně exceloval/a více než u nás, a my bychom vám nedokázali poskytnout to, co hledáte.
Přeji vám, abyste našel/a tým, který bude odpovídat vašim představám.
S pozdravem,
[vaše jméno]
💡 Pozor: "Kulturní fit" nesmí být zástěrka pro diskriminaci. Vždy uveďte konkrétní pracovní aspekt (styl komunikace, tempo, autonomie), ne osobnostní rysy.
Speciální situace
Situace: Kandidát vybral konkurenci
Dobrý den [jméno],
rozumím vašemu rozhodnutí a děkuji, že jste nám dal/a vědět. Mrzí mě, že to tentokrát nevyšlo, ale respektuji vaši volbu.
Pokud se vaše situace v budoucnu změní nebo budete zvažovat změnu, neváhejte se ozvat. Dveře jsou otevřené.
Přeji hodně úspěchů v nové roli!
S pozdravem,
[vaše jméno]
Situace: Zamítnutí kolegy
Dobrý den [jméno],
děkuji, že jste projevil/a zájem o pozici [název pozice]. Vážím si toho, že chcete růst v rámci [název firmy].
Po zvážení všech kandidatur jsme se rozhodli obsadit pozici jinak. Hlavním důvodem bylo [konkrétní důvod, např. "že jsme pro tuto roli potřebovali zkušenost s řízením většího týmu", "specifické technické znalosti v oblasti X"].
Rád/a bych se s vámi sešel/a a promluvil/a o vašem dalším rozvoji. Vidím potenciál v [konkrétní oblast] a rád/a s vámi proberu možnosti, jak se k podobným pozicím v budoucnu dostat.
Dáte mi vědět, kdy by se vám hodilo?
S pozdravem,
[vaše jméno]
💡 Důležité: Interní kandidáti potřebují osobní přístup. Nabídněte follow-up schůzku, kde proberete jejich rozvoj.
Důvod: Pozice je pod úrovní kandidáta
Dobrý den [jméno],
děkuji za setkání ohledně pozice [název pozice].
Budu upřímný/á: vaše zkušenosti a kompetence výrazně převyšují to, co tato role nabízí. Obávám se, že byste se v ní během několika měsíců cítil/a nevyužitý/á a frustrovaný/á, což by nebylo fér ani vůči vám, ani vůči nám.
Hledáme kandidáta, pro kterého bude tato pozice kariérním krokem vpřed – a pro vás by to byl krok zpět nebo na místě.
Pokud se u nás otevře senioornější role odpovídající vašim zkušenostem, určitě se ozvu.
S pozdravem,
[vaše jméno]
Checklist: Před odesláním jakékoliv zprávy
✅ Kontrolní seznam komunikace
✓
Je zpráva personalizovaná? (jméno, pozice, konkrétní detail)
✓
Uvádím konkrétní termín dalšího kontaktu?
✓
Je důvod zamítnutí legitimní a nediskriminační?
✓
Zmiňuji alespoň jednu pozitivní věc o kandidátovi?
✓
Je zpráva stručná? (nikdo nečte romány)
✓
Poslal/a bych tuto zprávu svému kamarádovi?
✓
Je zpráva bez překlepů a gramatických chyb?
Závěr: Komunikace je investice, ne náklad
Každý email, každý telefonát, každá SMS je investicí do vaší značky zaměstnavatele. Zamítnutý kandidát dnes může být vaším nejlepším zaměstnancem za dva roky. Nebo kamarádem někoho, koho zoufale potřebujete najmout.
Transparentnost buduje důvěru. A důvěra je měna, která se v náborovém světě těžko získává, ale snadno ztrácí.
Pamatujte: Není špatné nemít odpověď. Špatné je neříct, že odpověď nemáte.
📊 Jak je na tom vaše komunikace s kandidáty?
Zjistěte své slabé stránky v náborovém procesu pomocí našeho bezplatného testu.
Spustit test zdarma →